Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài

Một vấn đề trở ngại mà không ít công ty, doanh nghiệp khi muốn xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài là thủ tục và quy trình xuất khẩu. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài cùng các giấy tờ, quy định kèm theo.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty đường tàu

Không giống như vận chuyển nội địa đơn giản, xuất khẩu hàng ra các nước cần thông qua hải quan, kèm theo các thủ tục và phí phức tạp. Do đó, trước khi xuất hàng hóa, doanh nghiệp, công ty nên tìm hiểu kĩ quy trình tránh mất thời gian và rắc rối không đáng có sau này.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty theo đường tàu như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện book chỗ trên tàu trước để xếp hàng. Công việc này cần làm trước khi làm các thủ tục để xuất khẩu hàng hóa.

Để book chỗ thì doanh nghiệp cần liên lạc với các nhà, hãng tàu cụ thể để tham khảo giá cước, không gian cần và lịch trình chạy. Lịch trình chạy sẽ có cả ngày rời cảng và ngày cập càng.

Sau khi chọn được tàu có lịch trình và các yêu cầu khác phù hợp thì doanh nghiệp cần liên lạc với bên đối tác để thống nhất.

Sau khi thống nhất, doanh nghiệp chốt book tàu với nhà tàu bằng cách liên lạc, gửi mail hoặc gọi hotline để làm việc, bàn bạc về giá, cước phí cũng như lịch hẹn.

Vấn đề giá cũng cần được thống nhất cả 3 bên, doanh nghiệp xuất khẩu hàng, đơn vị vận chuyển và đối tác nhận hàng.

Lưu ý doanh nghiệp cần bàn bạc kỹ về các điều kiện giao hàng tránh rắc rối sau này.

Bước 2:  Thực hiện phát hành chứng từ xuất khẩu để xuất khẩu hàng hóa.

Trước hết bạn cần thống nhất với đối tác về số lượng bộ chứng từ để yêu cầu phát hành. Một bộ chứng từ phát hành gồm:

– Hợp đồng (Sales Confirmation) hoặc đơn đặt hàng đã có xác nhận từ cả hai bên giao và nhận.

– Invoice/Packing List

– Tờ khai hồng

– Vận đơn biển: do hãng tàu phát hành, gồm 3 bản gốc, bạn có thể yêu cầu thềm số bản copy. Vận đơn biển thường được nhà tàu giao cho doanh nghiệp gần ngày giao hàng.
Chứng nhận xuất xứ: có thể cần hoặc không tùy theo yêu cầu bên đối tác.

Bạn nên tính toán số lượng bộ chứng từ để phát hành đủ, đủ cho tối thiểu 3 yêu cầu sau:

– Gửi cho bên đối tác nước ngoài để họ có giấy tờ nhận hàng (1 hợp đồng, 2 Invoice, 2 Packing, 2 Vận đơn gốc, 2 vận đơn copy và C/O).

– Lưu trong doanh nghiệp để đòi tiền, báo cáo nội bộ, quyết toán thuế quan.

– Làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa (Bản copy hợp đồng, 1 Packing, 1 Invoice, 2 tờ khai bản gốc. Tờ khai xuất khẩu có thể mở tại bất kỳ Chi cục Hải Quan gần nhất.

Trước khi hàng xuất bến, bạn cần làm thông quan, nên làm sát ngày xuất để tránh mất hàng và tiết kiệm chi phí.

Bước 3: Khi hàng hóa đã lên tàu rời cảng thì doanh nghiệp cần làm các công việc sau:

– Thông báo, liên lạc với bên đối tác để hai bên tiện theo dõi tiến độ chuyển hàng hóa.

– Chuẩn bị và chuyển bộ chứng từ cho bên đối tác để bên đối tác có thể nhận hàng đúng lịch.

– Làm debit để nhận tiền hàng khi tới hạn thanh toán.

– Kiểm toán kết thúc.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng thì bên còn lại có thể khiếu nại về việc vi phạm đó. Việc khiếu nại có thể thông qua bên trung gian thứ 3 hoặc tòa án.

Tất cả khiếu nại đều được giải quyết dựa trên giấy tờ, căn cứ, chứng từ liên quan đến hợp đồng và xuất hàng hóa. Do vậy, khâu thủ tục, giấy tờ cần thực hiện tỉ mỉ, thận trọng, kịp thời.

Thông thường, lỗi do bên doanh nghiệp xuất hàng thì có thể giải quyết như sau:

– Giao hàng bù ở lô sau nếu thiếu.

– Đổi hàng hoặc đền tiền khi hàng hoá có vấn đề về chất lượng như bị hỏng, sai so với hợp đồng. Nếu có thể có thể sửa chữa hàng hoá và doanh nghiệp xuất khẩu cần chịu chi phí.

– Giảm giá hàng hoặc đền bù nếu giao hàng chậm tiến độ.

Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa

Để giúp doanh nghiệp có hình dung rõ hơn và nắm được cụ thể, Đại Dương Xanh đưa ra sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa mà bất cứ đơn vị nào muốn xuất khẩu hàng hóa cần thực hiện.

– Tạo nguồn hàng và khách hàng xuất khẩu

– Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu

– Chuẩn bị thủ tục cần thiết cho hợp đồng

– Yêu cầu mở L/C nếu thanh toàn bằng L/C

– Xin giấy phép xuất khẩu

– Chuẩn bị hàng xuất khẩu

-Kiểm tra hàng xuất khẩu

– Chuyển hàng đến đơn vị vận chuyển

– Mua bảo hiểm

– Làm thủ tục hải quan

– Giao nhận hàng

– Thanh toán

Do liên quan đến hợp đồng, nhiều giấy tờ, chứng từ pháp luật cùng các thuế quan kèm theo nên các doanh nghiệp gặp không ít vướng mắc về thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Nhất là các doanh nghiệp mới bắt đầu thực hiện những đơn hàng đầu tiên.

Vì vậy, để quy trình xuất hàng được thuận lợi đúng tiến độ, đầy đủ giấy tờ, thủ tục, hãy liên hệ với CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬN TẢI ĐẠI DƯƠNG XANH để được tư vấn.